Privatlivspolitik

Hos s360 A/S (”s360”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) prioriterer vi fortrolighed og datasikkerhed højt. Denne privatlivspolitik gælder for vores behandling af personoplysninger, og fastlægger retningslinjer for s360’s måde at behandle dine personoplysninger på og giver dig de oplysninger, som du har krav på at modtage i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning. Du skal læse privatlivspolitikken, inden du afgiver dine personoplysninger til os.

1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Den dataansvarlige for dine personoplysninger er:

s360 A/S

Marianne Thomsens Gade 2F, 4.

8000 Aarhus

CVR-nr.: 34052697

E-mail: [email protected]

Telefonnummer: +45 70 71 98 97

2. Hvis du besøger hjemmesiden

2.1 Cookies

Typer af personoplysninger

s360 anvender cookies på hjemmesiden www.s360digital.com og behandler i den forbindelse dine personoplysninger. s360 kan indsamle følgende personoplysninger om dig, når du besøger vores hjemmeside:

• IP-adresse
• MAC adresse
• Browserhistorik
• Information om din brug af vores hjemmeside, herunder klikadfærd

Vi bruger cookies til at indsamle ovennævnte personoplysninger. Du kan læse mere om brugen af cookies i vores cookiepolitik, som du kan finde via det runde cookieikon i nederste venstre hjørne.

Formålene med behandlingen

Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:

• Markedsføring generelt
• Produkt- og serviceudvikling
• Statistik og analyse

Behandlingsgrundlag

s360 behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i fx at gennemføre statistikker, analyser, yde support såvel som at forbedre og udvikle vores produkter og services (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Når du besøger vores hjemmeside, beder vi om dit informerede samtykke til at placere cookies, der ikke er funktionelle cookies, i henhold til cookiereglerne. Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Du kan læse mere om, hvordan du ændrer dine cookie-indstillinger i vores cookiepolitik, som er tilgængelig via det runde cookieikon i nederste venstre hjørne.

Opbevaringsperiode

Cookies slettes i overensstemmelse med vores cookiepolitik, som er tilgængelig via det runde cookieikon i nederste venstre hjørne. Oplysningerne kan dog opbevares længere i anonymiseret form.

2.2 Hvis du anvender kontaktformularen på hjemmesiden eller i øvrigt kommunikerer med os

Typer af personoplysninger

Når du anvender kontaktformularen eller chatfunktionen på hjemmesiden www.s360digital.com eller i øvrigt kommunikerer med s360, indsamler og behandler s360 dine personoplysninger. s360 indsamler, behandler og opbevarer følgende typer af personoplysninger om dig:

• Navn, e-mailadresse, telefonnummer
• Hvad din henvendelse vedrører
• Dato for din henvendelse
• Andre oplysninger du giver i forbindelse med din henvendelse. Vi opfordrer dig til ikke at afgive følsomme personoplysninger til os, medmindre de er strengt nødvendige for be-handlingen af din henvendelse. I den forbindelse bør oplysningerne alene sendes i stærkt krypteret form, hvis du fremsender oplysningerne via e-mail.

Formålene med behandlingen

Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål:

• Håndtering af din henvendels
• Generel kommunikation
• Statistik og analyse

Behandlingsgrundlag

s360 behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag. Grundlaget afhænger af karakteren af din henvendelse.

• Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i at håndtere din henvendelse, kommunikere med dig og udvikle vores produkter og services (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
• Kontraktuelle forpligtelser: Hvis din henvendelse vedrører en (potentiel) aftaleindgåelse, behandler vi dine oplysninger for at kunne gennemføre foranstaltninger forud for aftaleindgåelsen (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).

Opbevaringsperiode

Dine personoplysninger vil blive opbevaret i 1 år. Oplysningerne kan dog opbevares længere i anonymiseret form.

Hvis du er kunde eller er ansat hos en af vores kunder, leverandører eller andre samarbejdspartnere, henviser vi til afsnittet nedenfor.

3. Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev

Typer af personoplysninger

s360 indsamler, behandler og opbevarer dine personoplysninger til brug for markedsføring, når du tilmelder dig nyhedsbrevet. s360 kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Navn og e-mailadresse
• Dit samtykke
• Dine interesser
• Din klikadfærd i forhold til udsendt materiale
• Virksomhed
• Relation til s360
• Hvilken type virksomhed du arbejder i

Formålene med behandlingen

Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:

• Markedsføring
• Analyse og statistik

Behandlingsgrundlag

s360 behandler dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:

• Samtykke: s360 vil kun bruge dine personoplysninger til direkte markedsføring, herunder udsendelse af nyhedsbreve, hvis du har givet dit forudgående og udtrykkelige samtykke til dette (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).
• Legitime interesser: Behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse analyse og statistik baserer vi på vores legitime interesser i at kunne forbedre og udvikle vores ydelser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Opbevaringsperiode

Dine personoplysninger vil blive opbevaret, så længe dit samtykke til at modtage nyhedsbreve er aktivt.

Du kan altid tilbagekalde dit samtykke ved at klikke på afmeldingslinket nederst i hver mail eller ved at kontakte os som beskrevet nedenfor. Tilbagekaldelse af dit samtykke påvirker dog ikke lovligheden af den behandling, der er gået forud for tilbagekaldelsen.

Dokumentation for dit markedsføringsretlige samtykke opbevarer vi i to år fra du har tilbagekaldt dit samtykke til at modtage direkte markedsføringsmateriale. Opbevaringsperioden er fastsat på bag-grund af s360’s legitime interesse i at kunne dokumentere, at direkte markedsføring er sket i over-ensstemmelse med gældende lovgivning (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Oplysningerne kan desuden opbevares længere i anonymiseret form.

4. Hvis du søger job hos s360

Når du søger om et job hos s360, behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder CPR-nummer eller følsomme personoplysninger, som fx personoplysninger der afslører racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet eller helbredsoplysninger.

Typer af personoplysninger

s360 kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Kontaktoplysninger som navn, e-mailadresse og telefonnummer
• Oplysninger der fremgår af ansøgning, CV og eventuelle bilag
• Relevant information der er offentligt tilgængeligt på internettet og sociale medier, herun-der særligt information om tidligere ansættelsesforhold, aktiviteter, kompetencer, perfor-mance og generel fremtræden
• Resultater af personlighedstests, hvis du gennemfører sådanne
• Resultater af gennemførte cases
• Straffeattest, hvis nødvendigt i forhold til den stilling du har søgt
• Referencer fra tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere som du har angivet i din ansøg-ning, eller som du har givet samtykke til, at vi kan kontakte
• Helbredsoplysninger, hvis den stilling, du har søgt, stiller særlige krav til helbredsmæssige forhold
• Øvrige oplysninger du giver os i forbindelse med rekrutteringsprocessen

Formål med behandlingen

Dine personoplysninger vil blive anvendt til at vurdere, om vi ønsker at tilbyde dig en stilling hos s360.

Behandlingsgrundlag

s360 behandler dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at vurdere, om vi ønsker at tilbyde dig ansættelse, herunder på baggrund af de oplysninger, du giver i CV, ansøgning og eventuelle bilag, på baggrund af relevante oplysninger der er offentligt tilgængelige på internettet og sociale medier, resultater af personlighedstests, referencer fra referencepersoner, du har angivet i din ansøgning, og øvrige oplysninger, du giver os i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Behandlingen kan også være nødvendig for vores legitime interesse i at forsvare eller gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
• Samtykke: Hvis vi ønsker at indhente referencer fra tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere, som du ikke har angivet som referencer i din ansøgning, gør vi kun dette, hvis vi har fået dit samtykke hertil (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).
  Hvis vi har behov for at se din straffeattest som led i vores vurdering, beder vi om dit samtykke (databeskyttelseslovens § 8, stk. 3).
  Hvis den stilling, du har søgt, undtagelsesvis stiller særlige krav til helbredsmæssige forhold vil vi – efter konkret vurdering – bede om dit udtrykkelige samtykke forud for behandlingen af sådanne personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a og artikel 6, stk. 1, litra a).

Opbevaringsperiode

Hvis du bliver tilbudt en stilling hos s360, vil din ansøgning samt yderligere relevante personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, blive opbevaret i din personalemappe hos os.

Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, i en periode på 12 måneder efter vores afslag, medmindre du har givet dit samtykke til en længere opbevaring af sådanne personoplysninger.

Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet som led i vores ansættelsesprocedure. Tilbagekaldelse af dit samtykke vil have virkning for den fremtidige behandling af dine personoplysninger, men påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket inden tilbagekaldelsen. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, kan du kontakte os som angivet nedenfor.

Straffeattest slettes umiddelbart efter, at vi har gennemgået denne.

5. Hvis du er kunde, leverandør, samarbejdspartner mv.

Dette afsnit indeholder politikken for s360’s behandling af personoplysninger om ejere af enkeltmandsvirksomheder eller kontaktpersoner hos kunder, leverandører og andre samarbejdspartnere, der samarbejder med s360.

Indsamling af personoplysninger

s360 kan indsamle, behandle og opbevare dine personoplysninger i følgende tilfælde:

• Når din virksomhed eller den virksomhed, du arbejder ved, indgår en aftale med s360
• Når du har vist interesse for s360’s produkter og services, fx ved at give s360 dit visitkort
• Når du samarbejder og kommunikerer med s360

Typer af personoplysninger

s360 kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Navn, e-mailadresse, telefonnummer og tilsvarende kontaktoplysninger
• Individuelle oplysninger, fx foretrukne sprog
• Organisatoriske oplysninger som fx virksomhedens navn og adresse, stillingsbetegnelse, beskæftigelsesområde, primært arbejdssted og -land
• Kontraktuelle oplysninger som fx ordrer, fakturaer, kontrakter og andre aftaler mellem din virksomhed (eller din arbejdsgiver) og s360, som måtte indeholde fx dine kontaktoplysnin-ger
• Finansielle oplysninger, som fx betalingsbetingelser og bankoplysninger (hvis der er tale om en enkeltmandsvirksomhed)

Sådanne informationer kan vi modtage direkte fra dig (primært gennem e-mails og anden korrespondance med dig) eller fra en tredjepart som fx din arbejdsgiver.

Formålene med behandlingen

Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:

• Generel planlægning, opfyldelse og administration af samarbejder, herunder kontrakter
• Administration som fx behandling af betalinger, regnskabsførelse, revision, såvel som for at yde support
• Nyhedsbreve og anden markedsføringskommunikation
• Gennemførelse af forespørgsler fra dig
• Generel kommunikation
• Produkt- og serviceudvikling
• Statistik og analyse
• Overholdelse af gældende lovgivning og forskrifter, fx opfyldelse af vores forpligtelser til at forhindre ulovlige aktiviteter
• Håndtering af konflikter

Behandlingsgrundlag

s360 behandler primært dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:

• Kontraktuelle forpligtelser: I visse tilfælde er behandlingen af dine personoplysninger nødvendig for at kunne opfylde en kontrakt (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
• Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i fx at administrere den daglige drift i overensstemmelse med lovlige og fair forretningsmetoder, herunder planlægning, udførelse og administration af samarbejdet eller vores legitime interesse i fx at udføre statistikker, analyser, markedsføringsaktiviteter (hvor samtykke ikke er påkrævet), yde support såvel som forbedring og udvikling af vores produkter og services. Behandlingen kan også være nødvendig for vores legitime interesse i at forhindre svindel eller fastlægge, forsvare eller gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
• Retlig forpligtelse: Behandlingen af dine personoplysninger vil i nogle tilfælde være nødvendig for overholdelsen af retlige forpligtelser, som fx vores forpligtelse til at forebygge ulovlige aktiviteter (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c).

Opbevaringsperiode

Dine personoplysninger vil blive opbevaret i 3 år fra samarbejdets ophør. Oplysningerne kan dog opbevares længere i anonymiseret form.

6. Hvis du besøger vores profiler på sociale medier

Dette afsnit indeholder politikken for s360’s behandling af personoplysninger indsamlet via s360’s profiler eller sider på sociale medier.

s360 og udbyderne af de sociale medier er fælles dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger indsamlet i forbindelse med dit besøg på s360’s profil eller side på det enkelte sociale medie. S360 overholder Datatilsynets retningslinjer om fælles dataansvar og forsøger, ved brug af tilgængelige værktøjer og midler, bedst muligt at sikre, at du modtager information om behandlingen af dine personoplysninger, når du besøger s360’s profiler eller sider på sociale medier.

s360 har profiler eller sider på følgende sociale medier:

• Facebook (Meta Platforms Ireland Ltd.)
  • Facebooks privatlivspolitik er tilgængelig her
  • Du kan tilpasse dine privatlivsindstillinger på Facebook her
• LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company)
  • LinkedIns privatlivspolitik er tilgængelig her
  • Du kan tilpasse dine privatlivsindstillinger på LinkedIn her
• Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.)
  • Instagrams privatlivspolitik er tilgængelig her
  • Du kan tilpasse dine privatlivsindstillinger på Instagram her

Indsamling af personoplysninger

Når du besøger eller interagerer med vores profiler på sociale medier, kan s360 og udbyderen af det pågældende sociale medie indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Oplysninger der er tilgængelige på din profil, herunder dit navn, køn, civilstatus, arbejdsplads, interesser og din by
• Om du ”synes godt om” eller har anvendt andre reaktioner på vores profil
• Kommentarer du efterlader på vores opslag
• At du har besøgt vores profil

Formålene med behandlingen

s360 behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Forbedring af vores produkter og services, herunder vores profiler og sider på sociale medier
• Statistik og analyse
• For at kunne kommunikere med dig hvis du kommenterer på et opslag, laver en anmeldelse eller sender os en besked
• Markedsføring generelt

Udbyderne af de sociale medier behandler blandt andet dine personoplysninger til følgende formål:

• Forbedring af deres annoncesystem
• For at give s360 statistikker, som udbyderne af de sociale medier blandt andet udarbejder på grundlag af dit besøg på vores profiler og sider
• Annoncering og tilpasning af aktiviteterne på siden.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen af dine personoplysninger er baseret på nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: s360 baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i at kunne kommunikere med og markedsføre os overfor dig på vores profiler på sociale medier, samt vores legitime interesse i at forbedre vores produkter og services (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Udbyderne af de sociale medier baserer behandlingen af dine personoplysninger på deres legitime interesser, herunder deres interesse i at forbedre deres annoncesystem og levere statistikker til s360, som udbyderen af det sociale medie fx udarbejder på baggrund af dit besøg på s360’s profil eller side på det sociale medie. Derudover har udbyderne af de sociale medier en legitim interesse i at levere en innovativ, individuelt tilpasset, sikker og rentabel tjeneste (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
• Samtykke: Udbyderne af de sociale medier behandler visse af dine personoplysninger i overensstemmelse med dit samtykke, som du kan trække tilbage på et hvilket som helst tidspunkt via dine privatlivsindstillinger på det sociale medie (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).

Opbevaringsperiode

Dine personoplysninger vil blive opbevaret i 1 år. Hvis du ikke længere ønsker, at dine likes, kommentarer og anmeldelser skal fremgå af vores profiler eller sider på sociale medier, skal du selv sørge for at slette disse oplysninger. Oplysningerne kan dog opbevares længere i anonymiseret form.

Se venligst privatlivspolitikken for udbyderen af de enkelte sociale medier for information om, hvor længe de opbevarer dine personoplysninger.

Hvem deler udbydere af sociale medier dine personoplysninger med?

Udbyderne af sociale media kan bl.a. dele dine personoplysninger med følgende kategorier af modtagere:

• Andre enheder I den koncern udbyderen af det sociale medie er en del af
• Eksternt med samarbejdspartnere der leverer analyse- og undersøgelsesservices
• Annoncører
• Andre individer der besøger vores profil eller side på det sociale medie (i det omfang dine oplysninger er offentligt tilgængelige)
• Forskere og andre akademikere

Du kan finde mere information om, hvem udbyderne af de sociale medier deler dine personoplysninger med i de enkelte udbyderes privatlivspolitik.

Udbyderne af de sociale medier kan overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Du kan læse mere i de enkelte udbyderes privatlivspolitikker.

Du kan læse mere om, hvem s360 deler dine personoplysninger med, i afsnittet Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere

7. Hvis du tilmelder dig vores events

Typer af personoplysninger

Når du tilmelder dig et event, behandler vi dine personoplysninger. s360 kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Navn, e-mailadresse, telefonnummer
• Virksomhed
• Betalingsoplysninger, hvis du tilmelder dig et event der kræver betaling
• Hvilke arrangementer du tilmelder dig og deltager i
• Om du tilmelder dig vores nyhedsbrev

Formål med behandlingen
s360 behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Administration af arrangementet
• Gennemførsel af din tilmelding
• Kommunikation med dig vedrørende arrangementet, herefter med henblik på at eftersen-de relevant materiale fra events
• Forbedring af vores services
• Statistik og analyse
• Generel markedsføring

Behandlingsgrundlag
s360 behandler dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:

• Kontraktuelle forpligtelser: Behandlingen er nødvendig for at kunne opfylde vores aftale med dig om din deltagelse i arrangementet (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
• Legitime interesser: s360 baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i at kunne kommunikere med dig vedrørende det pågældende event, herunder eftersende relevant materiale fra eventet, vores legitime interesse i at foretage statistik og analyse og forbedre vores services samt vores legitime interesse i at markedsføre os overfor dig (hvor samtykke ikke er påkrævet) (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Opbevaringsperiode
Dine personoplysninger vil blive opbevaret i 2 år fra din deltagelse. Oplysninger der indgår i bogføringsmateriale opbevares dog i 5 år fra regnskabsårets udløb i overensstemmelse med bogføringslovens regler. Oplysningerne kan desuden opbevares længere i anonymiseret form.

8. Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere

For at opfylde ovenstående formål kan vi give tredjeparter adgang til dine personoplysninger, der på baggrund af et kontraktuelt forhold med s360 leverer relevante ydelser. Det kan fx være it-leverandører, mailudbydere og leverandører af IT-løsninger. Sådanne serviceleverandører vil kun behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner i henhold til indgåede databehandleraftaler.

I forbindelse med s360’s udvikling kan selskabsstrukturen ændre sig, fx ved helt eller delvist salg af virksomheden. I tilfælde af delvis overdragelse af aktiver, der indeholder personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for den forbundne videregivelse af personoplysninger som udgangspunkt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet s360 har en legitim interesse i at overdrage dele af sine aktiver samt at foretage kommercielle ændringer.

Dine personoplysninger videregives, udover hvad der er beskrevet ovenfor, som udgangspunkt ikke til en tredjepart uden din tilladelse. Det kan dog under visse omstændigheder og i henhold til lovgivningen være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til:

• Politiet
• Advokater
• Revisorer
• Domstole
• Offentlige myndigheder
• Potentielle købere
• Koncernforbundne selskaber

Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der er etableret i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel baseres på EU-Kommissionens standardkontrakter.

9. Dine rettigheder

• Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
• Du har ret til at gøre indsigelse mod vores indsamling og videre behandling af dine personoplysninger
• Du har ret til berigtigelse og sletning af dine personoplysninger, dog med visse lovbestemte undtagelser, herunder bogføringsloven
• Du har ret til at anmode os om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger
• Under visse omstændigheder kan du også anmode om at modtage en kopi af dine personoplysninger samt om transmission af de personoplysninger, du har afgivet til os, til en anden dataansvarlig (dataportabilitet)
• Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet. Vi vil herefter slette dine personoplysninger, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på andet grundlag. Vores nyhedsbrev kan afmeldes ved at klikke på linket i bunden af nyhedsbrevet

10. Spørgsmål og klage

Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller hvis du ønsker at klage over den måde, vi behandler dine personoplysninger på, er du velkommen til at kontakte os:

s360 A/S

Marianne Thomsens Gade 2F, 4.

8000 Aarhus

E-mail: [email protected]

Telefonnummer: +45 70 71 98 97

Hvis din klage ikke bliver løst af os, og du vil gå videre med sagen, kan du klage til Datatilsynet:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

Telefon: 33 19 32 00

E-mail: [email protected]